W polskim e-commerce działa już ponad 60 tys. sklepów internetowych, a większość z nich sprzedaje produkty fizyczne, które trzeba realnie składować, liczyć i rozliczać. Każda decyzja dotycząca magazynu i księgowości wpływa więc na marżę, zwroty, a nawet opinie klientów. Jednym z tych „nudnych”, ale krytycznych tematów jest FIFO – sposób zarządzania zapasami i kosztami towaru. W praktyce decyduje on o tym, czy sprzedawany jest towar świeższy, jak wygląda cashflow i co pokazuje raport zyskowności. Warto zrozumieć, czym FIFO jest, kiedy ma sens w sklepie online i jak uniknąć prostych błędów przy jego wdrażaniu.
Co to jest metoda FIFO w e-commerce?
FIFO (z ang. First In, First Out) oznacza, że jako pierwsze sprzedawane lub wydawane z magazynu są te produkty, które najwcześniej do niego trafiły. Innymi słowy: „pierwsze przyszło, pierwsze wyszło”.
W kontekście sklepu internetowego metoda FIFO dotyczy dwóch poziomów:
- fizycznego przepływu towaru – w jaki sposób wydawane są produkty z magazynu do zamówień,
- rozliczania kosztu sprzedanych produktów (COGS) – jaka wartość towaru „wchodzi” w koszty przy sprzedaży, gdy towar kupowany był po różnych cenach.
Przykład: sklep z kosmetykami kupuje 100 szt. kremu po 20 zł, a miesiąc później 100 szt. po 25 zł. Jeśli zamówienie klienta zostanie rozliczone metodą FIFO, to w koszty pójdzie w pierwszej kolejności partia po 20 zł – nawet jeśli fizycznie na półce stoi towar z obu dostaw.
FIFO bywa mylone z zasadą „pierwsze z brzegu”, ale przy większym ruchu i wielu dostawach takie podejście szybko kończy się bałaganem. FIFO to konkretna i mierzalna metoda, którą można odwzorować zarówno w systemie magazynowym, jak i w księgowości.
FIFO to jedyna metoda zarządzania zapasami, którą realnie da się połączyć z terminami ważności, kontrolą jakości i sensowną analityką marży – bez niej liczby w raporcie sprzedaży zaczynają „kłamać”.
Dlaczego FIFO ma znaczenie w sklepie online?
Na początku działalności wiele sklepów działa na zasadzie: „byle wysłać szybko”. Przy kilkunastu zamówieniach dziennie jeszcze to działa, ale przy większej skali brak przemyślanej metody, takiej jak FIFO, mści się na kilku poziomach.
Po pierwsze, terminy ważności i jakość. W branżach takich jak kosmetyki, suplementy, żywność, chemia gospodarcza, nawet drobne przesunięcia w wydawaniu partii potrafią wygenerować straty. Jeśli towar z nowszej dostawy schodzi szybciej niż starszy, magazyn zaczyna zarastać przeterminowanymi sztukami.
Po drugie, rzetelne liczenie marży. Przy zmiennych cenach zakupu (a z tym mierzy się większość sklepów od 2020 roku) ta sama cena sprzedaży może oznaczać zupełnie inną marżę w zależności od tego, którą partię towaru „zużyto” w rozliczeniach. FIFO pozwala powiązać konkretną sprzedaż z konkretną dostawą i jej kosztem.
Po trzecie, płynność magazynu. FIFO wymusza porządek: wiadomo, które palety, kartony czy pojemniki powinny „zejść” jako pierwsze. To zmniejsza ryzyko nadwyżek martwego towaru, który teoretycznie jest „w systemie”, ale praktycznie od miesięcy nikt po niego nie sięga.
Finally, jest aspekt zgodności z prawem i księgowością. W wielu krajach (w tym w Polsce) FIFO jest naturalnie akceptowaną metodą rozchodu towaru dla celów podatkowych. Dobrze wdrożone FIFO ułatwia współpracę z biurem rachunkowym i ogranicza ilość „ręcznych korekt” w dokumentach.
Kiedy warto stosować FIFO, a kiedy nie?
Produkty, przy których FIFO jest obowiązkowe
W części branż zastosowanie FIFO w e-commerce to nie kwestia wygody, ale realnej konieczności. Dotyczy to głównie produktów, które:
- mają konkretny termin ważności – żywność, suplementy, kosmetyki, chemia,
- są wrażliwe na warunki przechowywania – produkty chłodnicze, wyroby medyczne,
- podlegają ostrym regulacjom – leki (sprzedaż wysyłkowa z aptek), środki specjalistyczne,
- starzeją się technologicznie – elektronika, akcesoria GSM, komponenty do komputerów.
W tych kategoriach brak konsekwentnego FIFO szybko odbija się na wyniku finansowym. Przykład z kosmetykami: partia kupiona w styczniu po dobrej cenie „przeleży” rok, bo zespół pakuje przede wszystkim towar z marcowej dostawy, ustawiony bliżej regału. W efekcie – przecena, strata na marży albo utylizacja.
Drugim ważnym obszarem są produkty sezonowe: odzież zimowa, kolekcje limitowane, akcesoria „pod trend” (np. gadżety z konkretnym motywem filmowym). Tu nie chodzi o datę ważności, ale o realny „termin przydatności rynkowej”. FIFO pomaga nie dopuścić do sytuacji, w której nowa kolekcja blokuje sprzedaż tej z poprzedniego sezonu.
Warto też pamiętać o branżach, gdzie często zmienia się koszt zakupu – np. produkty oparte na surowcach (papier, drewno, tekstylia). FIFO pozwala w takiej sytuacji lepiej panować nad marżą i szybciej wyłapać, kiedy dany produkt przestaje być opłacalny w obrocie.
Przypadki, gdy FIFO można odpuścić
Istnieją też kategorie, w których sztywne trzymanie się FIFO nie daje realnej przewagi, a tylko komplikuje procesy. Dotyczy to głównie produktów:
- ponadczasowych – książki o klasycznej tematyce, proste narzędzia, akcesoria „bez sezonu”,
- o bardzo długim okresie przydatności – śruby, kable, część elementów budowlanych,
- z minimalnymi wahaniami cen zakupu, gdzie różnica kilku groszy nie wpływa na finalną marżę,
- sprzedawanych w mikroskali – mały sklep z kilkoma zamówieniami tygodniowo i niewielkim stanem magazynowym.
W takich przypadkach większy sens ma czasem prosta zasada „pierwsze z brzegu” oraz skupienie się na szybkości kompletacji zamówień, niż na precyzyjnym odwzorowaniu FIFO co do sztuki.
Trzeba jednak mocno podkreślić: rezygnacja z FIFO w fizycznym wydawaniu towaru nie oznacza automatycznie rezygnacji z FIFO w księgowości. Nawet jeśli magazyn działa bardziej elastycznie, biuro rachunkowe często i tak rozlicza rozchód towarów według FIFO, bo to spójne i przewidywalne podatkowo.
Jak wdrożyć FIFO w sklepie internetowym w praktyce
FIFO w magazynie własnym
Wprowadzenie FIFO w magazynie nie zaczyna się od excela czy systemu ERP, tylko od logiki ułożenia towaru. Podstawowa zasada jest prosta: starsze dostawy muszą być fizycznie łatwiej dostępne niż nowsze.
W praktyce oznacza to np. stosowanie zasady „przepływu” na półkach: nowe dostawy odkładane są z tyłu, a starsze partie przesuwane do przodu, bliżej strefy pakowania. W większych magazynach stosuje się oznaczenia lokacji z datą przyjęcia lub numerem partii, co później odzwierciedla system WMS.
Następny krok to procedury kompletacji. Pracownik nie powinien wybierać „pierwszego lepszego” produktu z danej półki, tylko konkretną partię wskazaną przez system (np. po numerze dostawy lub przyjęcia). Jeśli sklep nie ma systemu WMS, warto chociaż:
- oznakować kartony / pojemniki datą przyjęcia,
- ułożyć je chronologicznie,
- ustalić zasadę: „zawsze bierz z lewej / z przodu – to najstarsza partia”.
Przy wdrażaniu FIFO w magazynie ważny jest też realny stan danych w systemie. Jeśli w systemie jedna pozycja magazynowa obejmuje towar z pięciu różnych dostaw, ale bez rozróżnienia na partie, to trudno mówić o faktycznym FIFO. Dobrą praktyką jest nadawanie osobnej partii (batch/lot) każdej dostawie – nawet jeśli wszystkie produkty mają ten sam kod EAN.
Warto też zadbać o prosty audyt – np. raz w tygodniu kontrola losowych lokalizacji, czy rzeczywiście towar z najwcześniejszą datą stoi najbliżej strefy pakowania. Bez tego FIFO szybko stanie się „zasadą na papierze”.
FIFO przy fulfillment i dropshipping
Coraz więcej sklepów online opiera się na outsourcingu logistyki – fulfillment lub modelu dropshipping. FIFO nie znika wtedy automatycznie z agendy; zmienia się jedynie odpowiedzialność.
W modelu fulfillment (zewnętrzny magazyn, ale towar na stanie sklepu) warto już na etapie umowy jasno określić:
- czy dostawca logistyczny stosuje FIFO, FEFO czy inną metodę wydawania towaru,
- jak oznaczane są dostawy – czy możliwe jest śledzenie numerów partii / dat przyjęcia,
- w jaki sposób raportowane są stany magazynowe według partii (to później przydaje się księgowości).
W praktyce większość profesjonalnych operatorów fulfillmentu pracuje na FIFO lub FEFO (First Expired, First Out – najpierw towar z najkrótszym terminem). Dla sklepu ważne jest, aby ten sposób był spójny z przyjętą metodą rozchodu towaru w systemie księgowym. Inaczej pojawiają się różnice między „magazynem fizycznym” a „magazynem księgowym”.
W dropshippingu sytuacja jest inna – towar znajduje się u dostawcy, który pakuje i wysyła w imieniu sklepu. W takim modelu realny wpływ na FIFO bywa ograniczony. Można natomiast:
– wybrać dostawców, którzy deklarują stosowanie FIFO / FEFO i mają do tego odpowiednie systemy,
– ustalić minimalne wymagania jakościowe (np. minimalny pozostały termin ważności przy wysyłce),
– dopasować własne rozliczanie kosztów do raportów od dostawcy, tak aby księgowość „rozumiała”, jak towar realnie się zużywa.
Im większa skala sprzedaży w modelu fulfillment lub dropshipping, tym bardziej opłaca się ułożyć to z operatorem od początku, niż później prostować rozjazdy w raportach i zwrotach.
Najczęstsze błędy przy FIFO i jak ich uniknąć
Najbardziej typowym błędem jest wdrożenie FIFO „na słowo”, bez przełożenia na logistykę. W dokumentach widnieje FIFO, ale na półce: miksy dostaw, brak oznaczeń, produkty ustawione przypadkowo. Efekt: pracownicy biorą to, co najbliżej ręki, a idea FIFO pozostaje tylko w regulaminie.
Drugi częsty problem to brak numerów partii i dat przyjęcia. Jeśli przyjęcia z trzech miesięcy są „wrzucone” w jedną pozycję magazynową, trudno później ustalić, która część stanów faktycznie powinna zejść jako pierwsza. Ten błąd wychodzi na jaw przy reklamacjach i wycofaniu partii produktu – nie da się wtedy szybko wskazać, które zamówienia zawierały sporne dostawy.
Trzecia pułapka: brak integracji z księgowością. Sklep przyjmuje dostawy, magazyn jakimś sposobem wydaje towar, system e-commerce coś raportuje, a biuro rachunkowe rozlicza rozchód „tak jak się uda”. W efekcie salda magazynowe w systemie sklepu i w księgowości potrafią się różnić o kilkanaście procent.
Czwarty błąd ma charakter ludzki – brak prostych, jasnych zasad dla zespołu. Gdy pracownik nie rozumie, po co FIFO jest potrzebne, zaczyna omijać procedury, byle wysłać szybciej. Często wystarczy krótkie przeszkolenie: wytłumaczenie, ile kosztuje utylizacja przeterminowanych towarów i jak to wpływa na premię czy budżet firmy.
Unikanie tych problemów sprowadza się do trzech działań: sensownego oznaczenia towaru, konsekwentnego ułożenia magazynu i minimalnej synchronizacji z księgowością. Technologia (system WMS, ERP) bardzo pomaga, ale bez tego fundamentu nawet najlepszy system nie „zrobi FIFO” za firmę.
FIFO a podatki i księgowość w e-commerce
Dla sklepów internetowych ważne jest, że metoda FIFO ma także wymiar podatkowy i sprawozdawczy. Określa ona, jak wyliczany jest koszt własny sprzedanych towarów (COGS), czyli ile realnie „kosztował” towar, który w danym okresie został sprzedany.
W Polsce FIFO jest metodą powszechnie akceptowaną i zrozumiałą dla biur rachunkowych oraz urzędów. Przy poprawnie prowadzonych kartotekach magazynowych pozwala dość precyzyjnie przypisać koszt zakupu do daty sprzedaży. Ma to znaczenie zwłaszcza przy zmiennych cenach zakupu – inaczej wygląda wynik firmy, gdy „pierwsze schodzi” tania dostawa sprzed kilku miesięcy, a inaczej, gdy towar jest wyceniany według nowszych, wyższych cen.
Warto dopilnować, aby:
- system sklepu lub ERP miał jasno ustawioną metodę rozchodu (FIFO, średnia ważona itd.),
- było to spójne z tym, co przyjmuje księgowość,
- operator logistyczny (jeśli jest) działał w zgodzie z wybraną metodą na poziomie partii.
Dzięki temu raporty sprzedaży, stany magazynowe i wyniki finansowe mówią jednym językiem, a właściciel sklepu widzi realną marżę na produkcie – nie „uśrednioną” tak, że trudno wyciągać jakiekolwiek wnioski.
Podsumowując: FIFO nie jest modnym skrótem z prezentacji, tylko praktycznym narzędziem zarządzania towarem, pieniędzmi i ryzykiem. W większości sklepów online, zwłaszcza tych operujących fizycznym magazynem i produktami z terminem ważności lub zmiennymi cenami zakupu, jego wdrożenie przynosi wymierne, policzalne korzyści.