Wielu pracowników słyszy od przełożonego: „Umów się na badania okresowe po pracy” – i nie bardzo wie, czy może się na to nie zgodzić. Problem pojawia się też, gdy przychodnia ma wolne terminy tylko w godzinach pracy. Przepisy Kodeksu pracy wyraźnie określają, czy należy się wolne na badania okresowe, czy ten czas jest płatny i jakie obowiązki ma pracodawca. Odpowiednie ustawienie procedur w firmie pozwala uniknąć sporów, niepotrzebnych urlopów na badania i ryzyka mandatu z PIP. Poniżej konkretny przegląd praw pracownika przy badaniach profilaktycznych – bez teoretyzowania, z naciskiem na praktykę.
Podstawa prawna: kiedy badania są obowiązkowe
Zwolnienie na badania okresowe nie jest „dobrą wolą” pracodawcy, tylko konsekwencją obowiązku wynikającego z art. 229 Kodeksu pracy. Pracownik musi przejść trzy typy badań profilaktycznych:
- badania wstępne – przed dopuszczeniem do pracy, z wyjątkami przewidzianymi w przepisach,
- badania okresowe – w terminach wyznaczonych przez lekarza medycyny pracy,
- badania kontrolne – po chorobie trwającej dłużej niż 30 dni.
Bez ważnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy pracodawca nie ma prawa dopuścić pracownika do wykonywania obowiązków. Jednocześnie to pracodawca musi skierować na badania i je sfinansować. Z tego wynika wprost konieczność zapewnienia czasu na ich wykonanie.
Badania wstępne, okresowe i kontrolne wykonuje się na koszt pracodawcy, w miarę możliwości w godzinach pracy, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia za czas niewykonywania pracy.
Czy należy się wolne na badania okresowe – odpowiedź wprost
Tak, pracownikowi należy się zwolnienie od pracy na czas niezbędny do przeprowadzenia badań profilaktycznych, jeżeli odbywają się one w godzinach jego pracy.
Pracownik nie powinien korzystać z urlopu wypoczynkowego, urlopu bezpłatnego ani z „oddawania” nadgodzin. Jest to odrębne zwolnienie, wynikające wprost z Kodeksu pracy.
Czy badania są wliczane do czasu pracy
Czas spędzony na badaniach profilaktycznych należy traktować jak normalny czas pracy. Jeżeli pracownik miał zaplanowaną zmianę 8 godzin, a 3 z nich spędził u lekarza medycyny pracy, to:
- te 3 godziny są wliczane do czasu pracy,
- pozostałe 5 godzin powinien przepracować, chyba że pracodawca ustali inaczej.
Nie ma podstaw, by wymagać „odrobienia” czasu poświęconego na badania czy nakazywać przychodzenie do pracy wcześniej lub zostawanie po godzinach tylko dlatego, że badania wypadły w środku dnia.
Prawo do wynagrodzenia za czas badań
Za czas zwolnienia na badania okresowe pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Obowiązują tu te same zasady, co przy innych zwolnieniach od pracy płatnych z mocy Kodeksu pracy (np. na oddanie krwi czy opiekę nad dzieckiem).
W praktyce oznacza to, że wynagrodzenie za dzień, w którym odbyły się badania, powinno być takie, jak za zwykły dzień pracy. Nie ma podstaw do pomniejszania wypłaty, „przesuwania godzin” czy rozliczania tego jako urlop.
Dojazd na badania i wybór placówki
Pracodawca ma prawo wskazać konkretną placówkę medycyny pracy, z którą ma podpisaną umowę. Pracownik nie wybiera jej samodzielnie – to element organizacji procesu profilaktyki zdrowotnej w firmie i element kosztowy, który pracodawca kontroluje w ramach swojej działalności gospodarczej.
Czy dojazd na badania też jest wliczany do czasu pracy
Przepisy nie mówią tego wprost, ale przyjęło się – i organy kontrolne tak to interpretują – że zwolnienie obejmuje czas niezbędny do wykonania badań, czyli również rozsądny czas dojazdu do wskazanej placówki i powrotu z niej.
Inaczej mówiąc: jeżeli lekarz medycyny pracy przyjmuje w budynku obok zakładu, będzie to kilkanaście minut. Jeżeli placówka jest w innym mieście, realny czas dojazdu i powrotu należy traktować jako element zwolnienia od pracy, a więc czasu pracy.
W interesie pracodawcy jest zatem takie ułożenie umowy z przychodnią, aby lokalizacja była możliwie wygodna dla pracowników – ogranicza to zarówno obciążenie organizacyjne, jak i koszty związane z dłuższą nieobecnością w firmie.
Badania poza godzinami pracy – co wolno pracodawcy
Częstą praktyką jest naciskanie, by umawiać się „po pracy” albo „w sobotę”. Z prawnego punktu widzenia nie ma obowiązku wykonywania badań profilaktycznych poza godzinami pracy tylko po to, by nie zakłócać normalnego trybu funkcjonowania zakładu.
Kiedy realnie można badać się po pracy
Rozsądny model to dobrowolne ustalenie między stronami. Pracownik może chcieć załatwić badania po pracy, jeżeli:
- terminy w przychodni są elastyczne i pasują do jego grafiku,
- badania są szybkie i blisko miejsca zamieszkania,
- woli nie „rwać” dnia pracy.
Nie zmienia to faktu, że w razie braku dogodnych terminów poza godzinami pracy, pracodawca musi umożliwić wykonanie badań w godzinach pracy, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. Odmowa z powodu „braku ludzi na zmianie” nie jest argumentem zwalniającym z tego obowiązku.
Praca zmianowa i delegacje
Najwięcej problemów bywa przy pracy zmianowej oraz w delegacjach. Kilka praktycznych reguł:
- jeżeli pracownik pracuje na zmiany, badania umawia się tak, by – o ile to możliwe – wypadały poza jego zaplanowaną zmianą; jeżeli się nie da, przysługuje mu zwolnienie na czas badań,
- w delegacji pracodawca musi tak zorganizować pracę, aby można było dotrzymać terminu badań okresowych; odkładanie ich „na kiedyś” jest ryzykowne i dla firmy, i dla pracownika,
- w razie potrzeby delegacja może zostać skrócona lub przerwana – dopuszczenie do pracy bez ważnych badań jest naruszeniem przepisów BHP.
Odmowa badań i konsekwencje dla obu stron
Skoro badania są obowiązkowe, pojawia się pytanie: co, jeśli pracownik odmawia pójścia na badania lub świadomie przegapia terminy?
Co grozi pracownikowi za brak badań
Pracodawca nie może dopuścić do pracy osoby bez aktualnego orzeczenia. W praktyce oznacza to, że pracownik zostaje odsunięty od wykonywania obowiązków, a za czas tej przerwy nie przysługuje wynagrodzenie, bo nie świadczy pracy z powodu leżącego po jego stronie.
Długotrwała odmowa wykonania badań profilaktycznych może być potraktowana jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych. W skrajnych przypadkach kończy się to rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika.
Ryzyka po stronie pracodawcy
Jeżeli pracodawca nie kieruje na badania, nie gwarantuje czasu na ich wykonanie, albo dopuszcza do pracy bez aktualnego orzeczenia, ryzykuje:
- mandat lub grzywnę z PIP za naruszenie przepisów BHP,
- odpowiedzialność odszkodowawczą, jeśli dojdzie do wypadku przy pracy,
- problemy dowodowe w sporach sądowych z pracownikami.
Z perspektywy prowadzenia działalności gospodarczej jest to po prostu nieopłacalne – lepiej wpuścić kilka osób na badania w trakcie dnia niż później tłumaczyć się przed inspektorem pracy.
Umowy cywilnoprawne a badania okresowe
W kontekście „prawa gospodarczego” temat badań okresowych pojawia się również przy umowach zlecenia i kontraktach B2B. Tu sytuacja jest inna niż przy klasycznej umowie o pracę.
Dla zleceniobiorców i samozatrudnionych Kodeks pracy co do zasady nie ma zastosowania. Obowiązek badań profilaktycznych nie wynika automatycznie z przepisów, chyba że inne akty prawa (np. branżowe) tego wymagają. Często jednak zleceniodawca lub kontrahent, dbając o swoje ryzyko BHP, wprowadza w umowie wymóg posiadania aktualnych badań lekarskich.
W takich relacjach warto precyzyjnie ustalić w umowie handlowej:
- kto ponosi koszty badań,
- czy czas poświęcony na badania jest w jakikolwiek sposób rozliczany,
- jakie są konsekwencje braku aktualnych badań (np. wstrzymanie zleceń, kary umowne).
Bez takich zapisów domyślnie koszty i organizacja badań leżą po stronie zleceniobiorcy/kontraktora, a brak badań może prowadzić do odmowy dopuszczenia do pracy na terenie zakładu.
Jak ułożyć praktykę firmową, żeby wszyscy byli zadowoleni
Z punktu widzenia pracownika najważniejsze jest, by wiedzieć, że:
- ma prawo do zwolnienia na badania okresowe w godzinach pracy,
- czas badań (z rozsądnym dojazdem) jest wliczany do czasu pracy,
- zachowuje prawo do pełnego wynagrodzenia za ten czas.
Po stronie pracodawcy opłaca się:
– podpisać umowę z przychodnią w wygodnej lokalizacji,
– umawiać pracowników na badania z wyprzedzeniem i „blokami”,
– jasno opisać zasady w regulaminie pracy lub procedurze BHP, żeby nie było miejsca na „ustne interpretacje” kierowników.
Dobrze poukładany system badań profilaktycznych nie tylko ogranicza ryzyko prawne, ale też porządkuje relacje i oczekiwania obu stron – bez niepotrzebnych napięć o „czy należy się wolne na badania” i „czy ktoś za to zapłaci”.