„Informacja o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej” to krótki, praktyczny dokument, który przekazuje pracownikowi najważniejsze zasady dotyczące akt osobowych i pozostałej dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy. Wzór sprawdzi się zarówno przy zatrudnieniu, jak i przy aktualizacji zasad archiwizacji w firmie (np. po zmianie procedur lub systemu kadrowego).
Taki dokument powinien jasno wskazywać: kto jest administratorem dokumentacji, gdzie i w jakiej formie jest ona przechowywana (papierowo/elektronicznie), jak długo będzie archiwizowana oraz kto może mieć do niej dostęp. Warto dodać również informację o sposobie zabezpieczenia dokumentów i możliwości uzyskania kopii.
Poniższy wzór jest celowo prosty: zawiera pola do uzupełnienia, tabelę z kluczowymi parametrami oraz potwierdzenie zapoznania się przez pracownika. Możesz go pobrać i zapisać jako PDF.
Informacja o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej
1. Zakres dokumentacji objętej przechowywaniem
2. Miejsce i forma przechowywania
| Rodzaj dokumentacji | Forma | Miejsce przechowywania / system |
|---|---|---|
| Akta osobowe | [papierowa/elektroniczna/mieszana] | [adres archiwum / nazwa systemu] |
| Dokumentacja płacowa | [papierowa/elektroniczna/mieszana] | [adres archiwum / nazwa systemu] |
| Ewidencja czasu pracy i wnioski | [papierowa/elektroniczna/mieszana] | [adres archiwum / nazwa systemu] |
3. Okres przechowywania i dostęp do dokumentacji
- Okres przechowywania: [np. 10 lat / 50 lat / inny – zgodnie z przyjętą podstawą]
- Osoby upoważnione do dostępu: [np. dział kadr, płace, osoby z upoważnieniem imiennym]
- Udostępnienie pracownikowi: na wniosek pracownika (wgląd/kopia/odpis), w terminie i trybie obowiązującym u pracodawcy
4. Zasady bezpieczeństwa i poufności
5. Potwierdzenie zapoznania się
| Podpis pracownika [czytelny podpis] |
Podpis pracodawcy / osoby upoważnionej [podpis, pieczęć – jeśli stosowana] |
Jak korzystać z wzoru „informacja o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej”
Wzór został przygotowany tak, aby można go było szybko uzupełnić i dołączyć do dokumentów kadrowych (np. do akt osobowych) albo przekazać pracownikowi do podpisu. W miejscach oznaczonych nawiasami kwadratowymi wpisz dane firmy, pracownika oraz opis przyjętego sposobu archiwizacji.
Jeżeli przechowujesz akta osobowe w sposób mieszany (część papier, część e-teczka), wpisz to w kolumnie „Forma” oraz doprecyzuj w „Miejsce przechowywania / system”. Dla spójności wewnętrznej procedury ważne jest, aby nazwa systemu i lokalizacja archiwum były zgodne z Twoimi regulacjami (np. instrukcją kancelaryjną, polityką bezpieczeństwa).
Co warto zmodyfikować w dokumencie
Okres przechowywania dokumentacji
Najczęściej edytowanym polem jest „Okres przechowywania”. Zależy on od podstawy prawnej i okoliczności zatrudnienia, dlatego wstaw konkretną wartość przyjętą w Twojej organizacji. Jeśli w firmie stosujesz różne okresy dla różnych grup (np. w zależności od daty zatrudnienia), rozważ dodanie dodatkowego wiersza lub dopisku: „okres przechowywania ustalany indywidualnie zgodnie z obowiązującymi przepisami”.
Dostęp i udostępnianie kopii
Warto doprecyzować, jak pracownik może uzyskać wgląd do akt: czy wniosek ma być e-mailowy, papierowy, przez system HR oraz w jakich godzinach lub w jakim terminie realizacji. To element, który zmniejsza ryzyko nieporozumień i pomaga wykazać uporządkowane zasady obiegu dokumentów.
Na co uważać przy publikacji i stosowaniu
Upewnij się, że dane identyfikujące pracownika nie są publikowane w internecie. Wpis WordPress zawiera wzór do pobrania, ale wypełniony dokument powinien być przechowywany w sposób zapewniający poufność. Zadbaj też o zgodność treści z praktyką firmy: jeśli wskazujesz przechowywanie elektroniczne, faktycznie stosuj kontrolę dostępu i kopie zapasowe.
W razie potrzeby możesz dodać klauzulę o osobie kontaktowej w sprawach kadrowych (imię, dział, e-mail), numer procedury wewnętrznej oraz informację o wersji dokumentu. Takie dodatki ułatwiają audyt i utrzymanie porządku w dokumentacji pracowniczej.